Dokumentenbibliothek als Laufwerk einbinden

Arbeitet man viel mit bestimmten Dokumentenbibliotheken, ist es oft einfacher, man bindet sie als Laufwerk ein. Dann kann man Dokumente zum Beispiel einfach auf dem Laufwerk "Z:" ablegen und muss nicht über den Upload der Bibliothek gehen.

SharePoint Lektion #18: Liste oder Bibliothek als Laufwerk einbinden from Peter Heffner

Rahmeneigenschaften eines Webparts

Wie ein Webpart auf einer Webpart-Seite dargestellt wird, hängt von den Rahmeneigenschaften ab. Standardmäßig ist ein dünner Rahmen und die weiße Überschrift auf blauem Hintergrund eingestellt:

Diese Rahmeneigenschaften verstecken sich hinter der seltsamen Bezeichnung "Chrome-Types". In diesem Prezi-Tutorial sehen Sie, welche Möglichkeiten der Einstellung es gibt.

SharePoint Lektion #15: Chrometypes from Peter Heffner

Navigationsleiste anpassen

Die Navigation innerhalb des Sharepoint kann an zwei Stellen angepasst werden:

Die [Global] Navigation am oberen Rand und die [Current] Navigation auf der linken Seite.

In diesem Prezi-Tutorial wird beschrieben, wie man die Navigation anpasst.

SharePoint Lektion #11 Navigationsleiste anpassen from Peter Heffner

Easy Tab - Show multiple lists in a tabbed style

What to do if you have several lists which should be displayed on a single webpart page?

The web page can get longer and longer and visitors have to scroll down. Wouldn't it be much more user friendly to display the lists in a tabbed style where you can see all topics at a glance?

See here more details in this Prezi-Tutorial about setting up the webpart page with a small Javascript "Easy Tab" and your lists:

SharePoint Lesson #7: Easy Tabs from Peter Heffner

Farbkodierungen in Listen

Manchmal ist es hilfreich, wenn bestimmte Informationen durch farbigen Text oder auch ein Symbol kenntlich gemacht werden. Hier einige Beispiele:

Hot Job Indikator

Hier sieht man durch die eingeblendete Grafik sofort den "Hot Job":

Fortschrittsbalken

In diesem Beispiel wird der Projektfortschritt [% Completed] als Balken auf unterschiedliche Weise dargestellt. Das Prinzip beruht hier auf der Darstellung einer HTML-Tabelle (1 Zeile, 1 Spalte) mit Rahmen und Füllfarbe. Die ausführliche Anleitung dazu wird in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.

Einfaches Symbol

Dieses Beispiel verwendet einen grünen Punkt, um anzuzeigen, dass der Eintrag einen Kommentar enthält. Kommentare sind in diesem Beispiel mehrzeilig und sollen bei der Übersicht der Einträge nicht direkt angezeigt werden, da die Tabelle dann schwer lesbar wird..

Das oben genannte Beispiel wird in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.

Funktionsweise:
In ein berechnetes Feld wird der gewünschte HTML-Code geschrieben.
Ein Javascript (s.a. PathtoSharepoint) wandelt HTML um und stellt es richtig dar..

In 3 Schritten eine Webseite erstellen

In diesem Beitrag geht es um das einfache Erstellen von Webseiten.
Hier ist das Prezi-Tutorial.

SharePoint Lektion #8: In 3 Schritten eine Webseite erstellen from Peter Heffner

Quartale aus einem Datumsfeld berechnen

Manchmal ist es notwendig, bestimmte Daten quartalsweise anzuzeigen.
In diesem Prezi-Tutorial wird gezeigt, wie man das Quartal bei Start- und Enddatum eines Ereignisses berechnet.
Um die Berechnung einfach zu halten, werden 4 Felder für Q1 - Q4 angelegt und der jeweilige Wert reingeschrieben. Dadurch ist es leichter abzubilden, wenn ein Ereignis über mehr als 1 Quartal geht.
Wie man die 4 Quartale benutzerfreundlich darstellt, ist in diesem Blogbeitrag beschrieben.

SharePoint Lektion #5: Quartale berechnen und anzeigen from Peter Heffner

How to stop inheriting permissions

By default permissions are inherited when a new object (sub-Sharepoint, list, library,...) is created.
Sometimes it is neccessary to stop inheriting the permissions and set individual permissions.
This Prezi-Tutorial describes how to stop inheriting permissions, create new user groups and give permissions only to those groups.

SharePoint Lesson #4: Stop inheriting permissions from Peter Heffner

Easy Tabs - Mit Registerkarten die Ansichten von Listen benutzerfreundlicher und Platz sparender gestalten

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Hat man von einer Dokumentenbibliothek mehrere Ansichten, die man auf einer Seite darstellen möchte, kann es leicht zu Problemen mit dem Platz auf der Seite kommen.
Sind es zu viele Ansichten, die untereinander stehen, muss der Anwender nach unten scrollen. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch wenig benutzerfreundlich.
Mit einem kleinen Javascript kann man die Ansichten ähnlich Registerkarten darstellen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Es wird weniger Platz für die Darstellung benötigt
• Der Anwender muss unter Umständen gar nicht mehr nach unten scrollen
• Alle Kategorien (Tabulatoren) sofort im Blick
• Einfache Installation ohne Programmierung

Wie es geht ist in diesem Prezi-Tutorial beschrieben.

SharePoint Lektion #7: Easy Tabs - Registerkarten in der Anzeige from Peter Heffner

Wie man die Quartale in dem oben genannten Beispiel berechnet, ist in diesem Blogpost beschrieben.

Eigene Berechtigungen vergeben

Erstellt man in einem Sharepoint Objekte wie Listen, Bibliotheken, Kalender u.ä. werden die Berechtigungen des Sharepoint übernommen. D.h. die Berechtigungen werden an das erstellte Objekt vererbt.
Das ist sehr praktisch, da man sich nicht jedesmal um die Zugriff kümmern muss.
Oft kommt es aber vor, dass man einen Unter-Sharepoint angelegt hat oder eine spezielle Dokumentenbibliothek und möchte dafür ganz anderem Gruppen Zugriff gewähren.

Die voreingestellte Vererbung der Berechtigungen soll also aufgehoben und eigene Berechtigungen vergeben werden.
Am Beispiel eines Sharepoint mit Unter-Sharepoint wird die Vorgehensweise in dieser Präsentation [Prezi] erläutert.

SharePoint Lektion #4: Berechtigungen verwalten from Peter Heffner

12 reasons folders in SharePoint are a bad idea

1. Usability. Nested folder structure is only known to the person who created it. Also, too many sub-folders tend to “hide” things.

2. URL length limitation. SharePoint adds all folder and sub-folder names to URL. Overall URL length is limited to around 260 characters. You are out of luck if you create too many sub-folders.

3. File URL. Moving file from one folder... [read more]

Mehrsprachige Ankündigungen/News/Announcements mithilfe von Inhaltstypen verwalten

Aufgabe war es die Ankündigungen (Announcements) auf unterschiedlichen Länderseiten in der jeweiligen Landessprache anzuzeigen.
Vorgabe war, dass es neben der lokalen Nachricht immer eine englische Version geben muss, damit eine gemeinsame Basis für weitere Übersetzungen vorhanden ist. Mithilfe von Inhaltstypen werden die lokalen Nachrichten (+ Englisch) erstellt.

Für jede Sprache gibt es eigene Ansichten (Views), damit auf der jeweiligen Seite auch nur die Nachrichten in Landessprache angezeigt werden:

Beispiel: Ansicht mit den Spalten für japanische Inhalte

Beispiel: Ansicht mit den Spalten für chinesische Inhalte

Der Vorteil liegt in der einfachen Handhabung:

• Nur 1 Datensatz für alle Sprachen
• Weitere Sprachversionen können im nachhinein leicht ergänzt werden
• Bei Bedarf können weitere Sprachen hinzugefügt werden
• Der Anwender bekommt durch die individuellen Inhaltstypen immer die richtigen Felder zum Ausfüllen angezeigt.

SharePoint Lektion #6: mehrsprachige Inhalte from Peter Heffner

Hier ist der Link für das interaktive Prezi-Tutorial.

Die Verwendung von Site Columns

"Site Columns" sind Spaltendefinitionen oder Vorlagen, die mehreren Listen in unterschiedlichen Sites zugewiesen werden können.
Beispiel: 
Man benötigt im Unternehmen bei unterschiedlichen Listen immer mal wieder eine Spalte mit Ländernamen zur Auswahl.
Damit man diese Spalte nicht jedesmal erstellen und die Länder eintragen muss, definiert man dieses Auswahlfeld einmalig für die Site und kann Sie immer wieder verwenden.
Sehr nützlich sind die Site Columns für den Aufbau einer Taxonomie im Unternehmen, da überall die gleichen Bezeichnungen verwendet werden.

Hier wird gezeigt, wie man eine "Site Column" anlegt.(Prezi)

SharePoint Lektion #3: Site Columns from Peter Heffner

Get the GUID for a SharePoint List or View

The GUID is a 128 Bit (16 Bytes) unique number like {936DA01F-9ABD-4D9D-80C7-02AF85C822A8} and identifies Microsoft documents, but also Lists and Views.
Here is how to retrieve the GUID (Global Unique Identifier) of a Sharepoint List or View.

SharePoint Lesson #2: How to get the GUID from Peter Heffner

GUID einer Liste ermitteln

Die GUID (Global Unique Identifier) ist ein global eindeutige Zahl, die Microsoft verwendet, um z.B. Office-Dokumente, aber auch Sharepoint-Listen oder Ansichten eindeutig zuordnen zu können.

Bei manchen Anwendungen ist es erforderlich, diese GUID zu ermitteln, um das Objekt direkt identifizieren zu köennen.
In diesem Tutorial (Prezi) wird beschrieben, wie Sie die eindeutige ID-Nummer (GUID) von Listen und Ansichten (Views) ermitteln können.

SharePoint Lektion #2: GUID ermitteln from Peter Heffner

Import of Excel-Sheets

Most the time it is a better user experience to view a list at a glance rather than downloading the complete Excel-file and open it in Excel.
Also for collaboration it has many advantages compared to circulating files by mail.

Here is the English Tutorial (Prezi) about importing Excel worksheets as SharePoint lists.

SharePoint Lesson #1: Import an Excel file from Peter Heffner

Import von Excel-Tabellen

Excel ist ohne Zweifel eine tolle Software, um Tabellen bzw. Listen zu verwalten.
Auch nach der Einführung von Sharepoint werden weiter Excel-Dateien gepflegt und (per E-Mail) verteilt.

Im nächsten Schritt geht man dann schon so weit, dass die Excel-Dateien in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen werden. Wenn dann noch die alten Gewohnheiten durchbrechen und Ordner und Unterordner angelegt werden, ist das Chaos vorprogrammiert (s.a. Metadaten vs. Ordner).
Geht es um einfache Tabellenblätter bzw. Listen, die keine Querverbindungen oder übergreifende Bezüge haben, kann man das Excel-Sheet direkt als Liste in Sharepoint importieren. Hier ist ein Tutorial dazu.

SharePoint Lektion #1: Import von Excel-Dateien from Peter Heffner

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Eine Liste aller veröffentlichter Tutorials gibt es hier: http://peterheffner.de/SPTuT.htm

Hallo liebe Sharepoint-Freunde!

In diesem Blog poste ich Tipps und Tricks zu Sharepoint.
Als Site-Admin bzw. Power User unterstütze ich unsere Teams beim Aufbau und Einsatz von Team Sites.
Die Basis ist derzeit immer noch MOSS2007. Es geht allerdings meist um grundsätzliche Überlegungen, Strategie, Benutzerfreundlichkeit, Optimierung von Abläufen, Dashboards, usw.
Im Vordergrund steht der Wunsch, alles mit den Standard-Bordmitteln von Sharepoint umzusetzen, damit etwaige Änderungen auch ohne externe Hilfe umgesetzt werden können.

Nach und nach stelle ich hier Tipps und Tricks vor, die ich bei meinen Schulungen und Projekten ausprobiert habe.
Vielleicht ist das eine oder andere Nützliche für euch dabei!